في كل عيادة علبة دواء انتهت صلاحيتها على الرف. كل علبة خسارة صغيرة، لكنها على مدار السنة تتحول إلى مبلغ حقيقي، وأغلبها يمكن تجنبه. يشرح هذا الدليل العادات، والقواعد القليلة في برنامجك، التي تُبقي خسائر انتهاء الصلاحية قريبة من الصفر.
لماذا تنتهي صلاحية الأدوية على الرف؟
نادرًا ما يكون المخزون المنتهي نتيجة قرار خاطئ واحد. غالبًا يأتي من أربعة تسريبات صغيرة:
- الطلب بالإحساس. يطلب أحدهم "كمية إضافية" لأن الرف يبدو فارغًا، بينما توجد علبتان في المخزن.
- بيع العلبة الأحدث أولًا. توضع الشحنة الجديدة في المقدمة، فتُدفع التشغيلة الأقدم إلى الخلف وتُنسى.
- تواريخ الصلاحية غير مسجلة. إذا كان التاريخ مكتوبًا على العلبة فقط، فلن يراه أحد قبل فتحها.
- أصناف بطيئة الحركة تُشترى بكميات كبيرة. خصم شراء عشر علب ليس توفيرًا إذا انتهت صلاحية ست منها.
علاج كل تسريب رخيص، وعلاجها كلها معًا هو ما يصنع الفرق.
سجّل التشغيلات لا الكميات فقط
الكمية تخبرك كم علبة لديك. أما التشغيلة فتخبرك من أي شحنة جاءت، وكم دفعت فيها، ومتى تنتهي. قد تختلف تشغيلتان من نفس اللقاح في تاريخ الانتهاء بعدة أشهر، لذلك لا تكفي عبارة "12 في المخزون" للتخطيط.
عند وصول شحنة، سجّل لكل صنف:
- الصنف والكمية المستلمة.
- رقم التشغيلة إن طبعه المورد.
- تاريخ انتهاء الصلاحية.
- التكلفة التي دفعتها فعلًا، بما فيها أي وحدات مجانية.
يستغرق ذلك دقيقة لكل شحنة، وفي المقابل ترى بالضبط أي الوحدات ستنتهي أولًا وكم كلفتك.
اصرف الأقرب انتهاءً أولًا
القاعدة بسيطة: الوحدة التي تنتهي أولًا تخرج أولًا. يسميها الصيادلة FEFO. وهي ليست "الأقدم وصولًا يخرج أولًا"، لأن شحنة أحدث قد تحمل تاريخ انتهاء أقرب، ومع ذلك تُصرف هي أولًا وفق هذه القاعدة.
على الرف، يعني ذلك وضع الأقرب تاريخًا في المقدمة. وفي البرنامج، يعني أن يختار النظام التشغيلة بنفسه في كل بيع وكل دواء يُعطى في غرفة الكشف، فلا يحتاج أحد إلى التذكر. والنظام الجيد يرفض أيضًا بيع تشغيلة انتهت صلاحيتها، بدل أن تتسلل إلى فاتورة عميل.
اعرف ما سينتهي قريبًا
قائمة بكل ما ينتهي خلال 30 أو 60 أو 90 يومًا تحوّل الخسارة إلى قرار. مع أسابيع قليلة من الإنذار المسبق تستطيع:
- استخدام التشغيلة أولًا داخل العيادة إن كان الصنف يسمح بذلك؛
- عرضها على العملاء الذين يشترونها بانتظام؛
- سؤال المورد إن كان يسترجع المخزون قريب الانتهاء؛
- نقلها إلى الفرع الذي يبيع منها أكثر.
راجع هذه القائمة كل أسبوع في نفس الموعد. عادة من عشر دقائق أفضل من نظام مثالي لا يفتحه أحد.
حدّد حدًا لإعادة الطلب لكل صنف
حد إعادة الطلب هو الكمية التي تطلب عندها من جديد. احسبه من استهلاكك الفعلي، لا مما يبدو آمنًا:
حد إعادة الطلب = استهلاكك في أسبوع عادي × عدد الأسابيع التي تستغرقها الشحنة للوصول + هامش صغير.
للقاح تستخدم منه 20 جرعة أسبوعيًا وتصل شحنته خلال أسبوع، يكفي حد يقارب 25 إلى 30. أما الطلب عند 60 فيعني جرعات أكثر تنتظر انتهاء صلاحيتها. راجع الحدود كل بضعة أشهر، لأن المواسم تغيّر ما تستهلكه.
اجرد بانتظام، واجرد ما يستحق
الجرد يقارن ما يقوله النظام بما على الرف، والفروق تخبرك أين يتسرب المخزون: كسر، أو أصناف أُعطيت دون تسجيل، أو أخطاء عند الاستلام.
- اجرد الأصناف الغالية وسريعة الحركة شهريًا، والباقي كل ثلاثة أشهر.
- اجرد بالتشغيلة، لتكتشف أيضًا الوحدات المنتهية المختبئة في الخلف.
- سجّل سبب كل فرق. الأنماط أهم من جرد سيئ واحد.
جداول Excel تصلح للجرد، بشرط أن تعود النتائج إلى نظامك بدل أن تبقى في ملف.
لا تجعل المخزون يوقف الكشف
تنبيه أخير: قواعد المخزون الصارمة يجب ألا توقف الطبيب في منتصف الكشف أبدًا. إذا قال النظام إن الدواء نفد بينما هو في يد الطبيب، فيجب أن يُسجَّل العلاج. السلوك الصحيح هو تسجيل العلاج وترك ملاحظة بالفرق ليصححها المسؤول عن المخزون لاحقًا.
كيف يتعامل Petfolio مع ذلك؟
في Petfolio تمر كل حركة مخزون عبر سجل مخزون واحد: البيع والاستلام والتحويل بين الفروع والجرد والأدوية المعطاة داخل العيادة. تُسجَّل الشحنات بالتشغيلة وتاريخ الصلاحية والتكلفة. ويأخذ البيع والاستخدام الطبي التشغيلة الأقرب انتهاءً تلقائيًا، ولا يأخذان تشغيلة منتهية أبدًا. تصل تنبيهات المخزون المنخفض والأصناف قريبة الانتهاء كل صباح، ويمكن الجرد بالماسح الضوئي أو بملف Excel. وإذا كان الرف فارغًا يُسجَّل عمل الطبيب كما هو، ويُترك الفرق ليُصحح لاحقًا.
Petfolio — Stock
وأيًا كان البرنامج الذي تستخدمه، فالعادات السابقة هي ما يُبقي الرف منضبطًا: تشغيلة لكل شحنة، والوحدة الأقرب انتهاءً تخرج أولًا، ونظرة أسبوعية على ما سينتهي قريبًا، وحدود طلب مبنية على الاستهلاك الحقيقي.
