كثير من أصحاب العيادات يعرفون بالضبط كم كانت العيادة مزدحمة هذا الشهر، ولا يعرفون إن كانت قد ربحت. الخزينة ممتلئة وصالة الانتظار ممتلئة، ومع ذلك لم يتحرك رصيد البنك. يشرح هذا الدليل، بلا مصطلحات محاسبية معقدة، الأرقام القليلة التي تستحق القراءة كل شهر وما يخبرك به كل منها.
الازدحام ليس هو الربح
النقدية في الخزينة تخبرك بما دفعه العملاء اليوم، لكنها لا تخبرك:
- بما زلت تدين به للموردين ثمن الأدوية التي بعتها؛
- بما زال العملاء يدينون به لك؛
- بقيمة المخزون على رفوفك؛
- بما سيأخذه إيجار هذا الشهر والرواتب وضريبة القيمة المضافة.
لهذا قد تبدو العيادة ناجحة وتعاني في الوقت نفسه من نقص السيولة. والحل ليس جداول أكثر، بل مجموعة صغيرة من التقارير تُقرأ بانتظام.
1. قائمة الأرباح والخسائر: هل ربحنا؟
قائمة الأرباح والخسائر تعرض، لفترة محددة، ما كسبته العيادة وما كلفها ذلك.
- الإيرادات: الكشف والعمليات والتجميل والإقامة والمنتجات المبيعة. والأفضل أن تكون مقسمة حسب النوع، لترى ما الذي يحرك العمل فعلًا.
- تكلفة المبيعات: ما كلفتك الأدوية والمنتجات التي بعتها، إضافة إلى رسوم المعامل.
- مجمل الربح: الإيرادات ناقص تكلفة المبيعات.
- المصروفات: الإيجار والرواتب والمرافق والتسويق ورسوم البطاقات.
- صافي الربح: ما يتبقى.
اقرأها كل شهر، ودائمًا بجانب الشهر السابق ونفس الشهر من العام الماضي. شهر واحد وحده لا يخبرك بالكثير، أما الاتجاه فيخبرك بالكثير.
2. هامش الربح حسب نوع العمل
ليست كل أجزاء العيادة تربح بالقدر نفسه. الخدمات في أغلبها وقت الفريق وخبرته، أما بيع المنتجات فيحمل تكلفة المنتج. انظر إلى مجمل الربح لكل منهما:
- إذا كان هامش المنتجات ضعيفًا، فراجع أسعار الشراء وطريقة تسعير منتجات البيع.
- إذا كان هامش خدمة ما يتراجع، فتكاليفها (الأدوية والمستلزمات ورسوم المعامل) ارتفعت غالبًا أسرع من سعرها.
3. النقدية: أين المال؟
الربح والنقدية شيئان مختلفان. قد تكون العيادة رابحة على الورق بينما نقديتها محبوسة في المخزون أو في فواتير غير مدفوعة. تابع كل مكان يوجد فيه المال:
- كل درج خزينة، يُعدّ في نهاية كل وردية؛
- الخزنة؛
- كل حساب بنكي ومحفظة إلكترونية.
ثم تعرض قائمة التدفقات النقدية من أين جاءت النقدية وإلى أين ذهبت: التشغيل، وشراء الأجهزة، ومسحوبات المالك. إذا كان الربح جيدًا والنقدية تتناقص باستمرار، فالجواب غالبًا في هذا التقرير.
4. من يدين لك، ولمن تدين
قائمتان مهمتان هنا:
- المستحق من العملاء: العملاء الذين عليهم أرصدة غير مدفوعة، مرتبة حسب مدة التأخر. الرصيد الأقدم من 60 يومًا أصعب تحصيلًا بكثير من رصيد الأسبوع الماضي.
- المستحق للموردين: ما تدين به لكل مورد وموعد استحقاقه. الدفع في الموعد يحمي شروطك، والدفع المبكر جدًا قد يتركك بلا سيولة.
راجع الاثنتين كل أسبوع. مكالمة قصيرة لعميل عليه رصيد قديم أسهل من إعدام الدين لاحقًا.
5. قيمة المخزون
المخزون مال على الرف. يجب أن تعرف قيمة مخزونك بالتكلفة، وأن تطابق ما تقوله حساباتك. إذا لم تتطابقا فهناك تسريب: استخدام غير مسجل، أو كسر، أو انتهاء صلاحية، أو أخطاء عند الاستلام.
لماذا يهم القيد المزدوج، حتى لعيادة صغيرة؟
القيد المزدوج يعني أن كل مبلغ يُسجَّل مرتين: من أين جاء وإلى أين ذهب. البيع المدفوع بالبطاقة يزيد الإيرادات ويزيد رصيد البنك. والشحنة بالآجل تزيد المخزون وتزيد ما تدين به للمورد.
لا تحتاج إلى فعل ذلك بيدك، لكن من المهم أن تعمل دفاترك بهذه الطريقة، لثلاثة أسباب:
- الدفاتر تراجع نفسها. المجاميع التي لا تتوازن تكشف الخطأ فورًا.
- الميزانية العمومية تصبح ممكنة. ترى ما تملكه العيادة وما عليها في أي يوم، لا ما كسبته فقط.
- محاسبك يعمل أسرع. يقرأ قوائم جاهزة بدل أن يعيد بناءها من الإيصالات.
روتين شهري يستغرق ساعة
- أغلق آخر وردية خزينة في الشهر وطابقها.
- طابق أرصدة البنوك والمحافظ مع الدفاتر.
- اقرأ قائمة الأرباح والخسائر مقارنة بالشهر الماضي والعام الماضي.
- انظر إلى مجمل الربح للخدمات والمنتجات.
- راجع أرصدة العملاء الأقدم من 30 يومًا ومدفوعات الموردين المستحقة.
- دوّن شيئًا واحدًا ستغيره الشهر القادم.
كيف يتعامل Petfolio مع ذلك؟
في Petfolio يُرحَّل عمل العيادة نفسه إلى دفاتر بالقيد المزدوج لحظة حدوثه: الفواتير الصادرة والمدفوعات والشحنات والمخزون وإغلاق الخزينة. دليل الحسابات جاهز من اليوم الأول، وقوائم الأرباح والخسائر والميزانية والتدفقات النقدية وميزان المراجعة والأستاذ العام محدّثة دائمًا، ولكل فرع أيضًا. لكل عملة دفاترها الخاصة، ويمكن قفل الفترات المغلقة، ولكل خزينة وخزنة وبنك ومحفظة رصيده الخاص. وأمام محاسبك القوائم و91 تقريرًا للقراءة والتصدير والطباعة.
وأيًا كان النظام الذي تستخدمه، فالعادة هي ما يهم: ساعة في الشهر مع الأرقام الخمسة الصحيحة تخبرك أكثر مما تخبرك به صالة انتظار مزدحمة.
